Засади використання автоматизованої системи документообігу у Доманівському районному суді

                                                                                                                                                                                ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішенням зборів суддів Доманівського

районного суду Миколаївської області

від 22 вересня 2015 року №5.

                                                Засади використання автоматизованої системи документообігу

                                    у Доманівському районному суді Миколаївської області.

1.Засади використання автоматизованої системи документообігу у Доманівському районному суді Миколаївської області розроблені відповідно до вимог ЗУ «Про судоустрій і статус суддів», норм процесуальних кодексів України, законів України та Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого Рішенням Ради суддів України від 02.04.2015 р. №25, погодженого наказом Державної судової адміністрації України від 02.04.2015 р. №45, з наступними змінами та доповненнями.

 2.Порядок функціонування автоматизованої системи документообігу Доманівського районного суду Миколаївської області здійснюється за правилами, визначеними Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, з особливостями, передбаченими цими Засадами.

 3.Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, зазначеної у розділі ІІ Положення про автоматизовану систему, контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді, голови суду про закінчення цих строків, а також виготовлення та видачу копій судових рішень на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в т.ч. надсилання засобами електронного зв”язку оригіналів електронних судових рішень, відправлення їх до ЄДРСР, надання інформації про стан розгляду судових справ, формування звітності суду і таке інше та покладається на користувачів автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків у Доманівському районному суді Миколаївської області.

 4.Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи у Доманівському районному суді Миколаївської області несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування - технічний адміністратор.

Технічним адміністратором місцевого суду здійснюється налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу.

 5.Вхідна кореспонденція, у т.ч. судові справи та процесуальні документи, реєструються в автоматизованій системі у день їх надходження.

При неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції у день надходження, вона реєструється в автоматизованій системі у термін, визначений розпорядженням керівника апарату, за усним погодженням з головою суду із зазначенням конкретної причини.

 6.Розподіл судових справ здійснюється негайно після їх реєстрації та одразу передається автоматизовано визначеному судді.

7.Не розподіляються щодо конкретного судді справи, що надійшли:

-за два місяці до закінчення повноважень судді;

-за 15 календарних днів до початку відпустки, тривалістю не менше 15 календарних днів;

-за 7 робочих днів до початку відпустки, тривалістю менше 15 календарних днів;

- у період відпустки судді;

-за 1 робочий день до відрядження, тривалістю до 3-х календарних днів;

-за 3 робочих днів до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, тривалістю понад 3 календарних дні, а також у дні перебування судді у відрядженні;

-під час тимчасової непрацездатності судді;

-у інших, передбачених процесуальним законом випадках, коли суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, зокрема, за наявності обставин, передбачених п.1, п.2 ч.1 ст.75, ч.1 ст.76 КПК; п.3 ч.1 ст.20, ч.1 ст.21 ЦПК; п.1, п.3 ч.1 ст.27, ч.1 ст.28 КАС України, які можливо виявити при реєстрації судових справ користувачами автоматизованої системи.

Відповідальність за належне опрацювання даних вхідної кореспонденції, у т.ч. процесуальних документів, покладається на користувачів автоматизованої системи, які здійснюють реєстрацію вхідної кореспонденції, відповідно до їх функціональних обов’язків.

 8.Списки судових справ, автоматизовано розподілених, призначених до розгляду, формуються автоматизовано та розміщуються у приміщенні суду та на офіційному веб-сайті суду для публічного ознайомлення.

 8.Електронні примірники документів, виготовлених у суді, створюються в автоматизованій системі із застосуванням ЕЦП не пізніше наступного робочого дня після їх виготовлення.

 9.Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до процесуального законодавства і ЗУ «Про доступ до судових рішень».

 10.Відомості про набрання судовим рішенням законної сили, які направляються до ЄДРСР, вносяться до автоматизованої системи визначеними керівником апарату особами відповідно до їх функціональних обов’язків не пізніше наступного робочого дня після виготовлення та підписання повного тексту судового рішення.

11.На веб-порталі судової влади щоденно оприлюднюється інформація (п.2.8.5 Положення), з урахуванням змін до Положення, чинних на день оприлюднення.

Обов’язок по контролю за змінами, які вносяться до Положення, та їх своєчасному застосуванню покладається на керівника апарату суду.

 12.Кожного робочого дня, перед автоматичним розподілом судових справ, керівник відділу кадрової роботи надає керівнику апарату суду довідку про відсутність на робочому місці суддів із зазначенням підстав відсутності.

У разі невиходу судді на роботу чи неможливості подальшого протягом робочого дня перебування його на роботі з поважних причин, а також у разі виходу судді до нарадчої кімнати на час понад 5 годин, суддя (секретар с/з) завчасно повідомляє про це керівника кадрової служби для складання довідки, яка негайно передається керівнику апарату суду для оперативного коригування даних, які використовуються при автоматизованому розподілі справ.

 13.Визначення судді-доповідача у справі здійснюється автоматизованою системою за принципом випадковості з урахуванням визначеної зборами суддів спеціалізації. Судді, повноваження яких закінчилися, та які не вправі повторно брати участь у розгляді справи, при автоматизованому розподілі не враховуються.

 14.У разі задоволення відводу або самовідводу головуючого судді чи всього складу суду; коли головуючий суддя у передбачених законом та інших випадках не може продовжувати розгляд справи, що може мати наслідком порушення строків вирішення справи (перебування на лікарняному більше 21 дня, безперервна відпустка більше 40 календарних днів), а також у випадках помилково визначеної спеціалізації, припинення повноважень головуючого судді, - здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ без урахування цього судді за резолюцією голови суду і письмовим розпорядженням керівника апарату суду, результатом якого є протокол повторного автоматизованого розподілу справи, що додається до її матеріалів.

До врегулювання питання самовідводу при розгляді справ про адміністративні правопорушення, суддя, за наявності очевидних, об”єктивних підстав, подає заяву про самовідвід і справа направляється на повторний автоматизований розподіл.

 15.При тривалому виконанні суддею іншої роботи, не пов’язаної зі здійсненням правосуддя, а також у разі виявлення значної різниці у навантаженні на суддів – автоматизований розподіл справ на відповідний період здійснюється без урахування судді зі значно більшим навантаженням за письмовим розпорядженням керівника апарату суду, виданим на підставі мотивованої заяви судді та погодженим з головою суду.

 16.У випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, а також у вихідні дні, розподіл справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян, здійснюється серед суддів згідно з затвердженими головою суду графіками.

Не пізніше наступного робочого дня після усунення зазначених обставин, до автоматизованої системи вноситься вся інформація щодо надходження кореспонденції та її розподіл.

 17. Засади набирають чинності з 22 вересня 2015 року.